지출결의서는 법이 아니라 회사 규정입니다
세금계산서나 영수증과 달리 지출결의서는 세법이 요구하는 문서가 아닙니다. 회사 안에서 “이 돈을 써도 된다”는 승인을 남기는 내부 통제 문서입니다. 그래서 형식은 회사마다 다르고, 어떤 형식이든 틀린 것이 아닙니다.
다만 목적이 분명하므로 아래가 빠지면 결재 과정에서 되돌아옵니다.
- 적요 — 무엇에 쓰는 돈인지. “회의비” 말고 “9월 12일 협력사 미팅 다과”처럼 구체적으로.
- 금액 — 항목별로 나눠 적습니다. 합계는 자동으로 계산됩니다.
- 지출 예정일 / 지출일 — 특기사항에 적으세요.
- 증빙 첨부 여부 — 영수증·세금계산서를 붙였는지.
증빙은 따로 챙겨야 합니다
지출결의서를 썼다고 세법상 증빙이 되는 것은 아닙니다. 비용으로 인정받으려면 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 중 하나가 있어야 합니다(법인세법 §116②, 소득세법 §160조의2②). 건당 3만원 이하면 간이영수증으로도 됩니다(법인세법 시행령 §158②1).
그리고 그 증빙은 신고기한이 지난 날부터 5년 보관해야 합니다(국세기본법 §85조의3②).
전자결재를 쓰는데 종이가 필요할 때
전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 1항은 전자문서라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 정합니다. 즉 전자결재로도 충분합니다. 그래도 종이가 필요한 경우(외부 제출, 감사 자료)에 이 화면에서 인쇄하시면 됩니다.
이 문서는 내부 결재용입니다. 세무 처리의 근거가 되는 것은 지출결의서가 아니라 첨부한 증빙입니다.