순서로 보면 이렇습니다
| 단계 | 문서 |
|---|---|
| 1. “이런 지출을 하고 싶다” | 품의서(또는 기안서), 사전 승인 요청 |
| 2. 승인이 나면 실제로 지출 | |
| 3. “이렇게 지출했다”를 정리·결재 | 지출결의서, 실행 기록 |
작은 회사에서는 이 두 단계를 합쳐 지출결의서 한 장으로 사전 승인과 사후 정리를 같이 처리하는 경우가 많습니다. 이 사이트의 지출결의서 양식도 그렇게 쓸 수 있도록 만들었습니다. 지출 전에 작성해 결재를 받은 뒤, 그대로 지출 기록으로 남기면 됩니다.
왜 회사마다 방식이 다른가
지출결의서·품의서 모두 법이 정한 서식이 아닙니다. 세금계산서(부가가치세법 §32)나 영수증(같은 법 §36)처럼 법이 기재사항을 정해 둔 문서와 다릅니다. 회사가 스스로 정하는 내부통제 절차이기 때문에, 정해진 답이 없고 회사 규모·업종·결재 문화에 따라 제각각입니다. 품의서 없이 지출했다고 법을 위반하는 것은 아닙니다. 회사 내부 규정 위반일 뿐이고 그에 따른 절차·징계도 회사마다 다릅니다.
| 회사 규모 | 실무 방식 |
|---|---|
| 1인·소규모 | 품의 단계 생략, 지출결의서 하나로 사후 정리만 |
| 중소기업 | 일정 금액 이상만 품의서로 사전 승인, 나머지는 지출결의서 |
| 중견·대기업 | 전자결재 시스템에서 품의→집행→정산까지 단계별로 분리 |
신규 계약과 반복 지출의 차이
| 상황 | 어떤 문서를 쓰나 |
|---|---|
| 신규 소프트웨어 연간 구독을 새로 계약하려 함 | 품의서로 먼저 승인받고, 결제 뒤 지출결의서로 정리 |
| 이미 정해진 예산 안에서 사무용품을 삼 | 지출결의서만으로 충분, 매번 사전 품의가 필요하지 않음 |
| 거래처 접대비를 법인카드로 결제 | 지출결의서에 적요를 구체적으로 적고 카드매출전표 첨부 |
기준은 금액의 크기와 반복 여부입니다. 크고 새로운 지출일수록 사전 승인(품의)이 필요하고, 작고 반복적인 지출은 사후 정리(지출결의)만으로 충분한 경우가 많습니다. 이 기준도 회사 규정이 정합니다.
결재선은 보통 금액으로 나눕니다
품의서·지출결의서 모두 누가 승인하는지(결재선)가 핵심입니다. 정답은 없지만, 실무에서 흔히 쓰는 구간 나누기 방식을 참고할 수 있습니다.
| 금액 구간 | 흔한 결재선 |
|---|---|
| 10만원 이하 | 팀장 전결 |
| 10만원 초과 ~ 100만원 | 팀장 → 부서장 |
| 100만원 초과 | 팀장 → 부서장 → 대표(또는 재무 담당 임원) |
구간과 금액은 회사가 자유롭게 정합니다. 중요한 것은 구간이 정해져 있고 지켜진다는 것입니다. 정해 둔 기준 없이 그때그때 다르게 결재를 받으면, 나중에 비슷한 지출인데 왜 처리가 달랐는지 설명하기 어려워집니다.
적요는 구체적으로 씁니다
지출결의서에서 가장 자주 지적받는 부분이 적요입니다. “회의비”, “잡비”처럼 뭉뚱그려 적으면 나중에 무슨 지출인지 본인도 기억을 못 합니다.
| 뭉뚱그린 적요 | 구체적인 적요 |
|---|---|
| 회의비 | 9월 12일 협력사 A사 미팅 다과 구입 |
| 소모품비 | 사무실 프린터 토너 2개 교체 |
| 교통비 | 부산 출장(9/10~9/11) 왕복 KTX |
구체적으로 적어 두면 나중에 세무조사나 내부 감사에서 “이게 정말 업무 관련 지출이었는지”를 스스로 증명하기 쉬워집니다.
전자결재로 처리해도 되나
됩니다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 1항은 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 정합니다. 사내 그룹웨어나 전자결재 시스템의 승인 기록도 종이 결재판과 같은 효력을 갖습니다. 다만 외부 제출이나 감사 대응을 위해 종이로 다시 뽑아야 할 때는 이 사이트에서 인쇄하거나 PDF로 저장하면 됩니다.
품의서에 흔히 들어가는 항목
품의서는 비용을 쓰려는 부서·담당자가 기안자가 되어 작성합니다. 회사 양식에 따라 기안서라는 이름으로도 부르며 기능은 같습니다. 회사마다 양식은 다르지만, 보통 아래 다섯 가지는 빠지지 않습니다.
- 제목: “○○ 소프트웨어 연간 구독 계약 건” 처럼 무엇에 대한 품의인지 한 줄로.
- 배경·필요성: 왜 이 지출이 필요한지. “기존 도구로는 A 기능이 안 돼서” 처럼 구체적으로.
- 예상 금액: 부가세 포함 여부를 명시.
- 집행 시기: 언제 결제·계약할 예정인지.
- 대안 비교선택 사항: 금액이 크면 “A안·B안 비교” 형태로 붙이면 승인이 빨라집니다.
승인이 나면 이 내용을 바탕으로 지출결의서를 작성해 실제 집행 내역을 남기면 됩니다. 지출결의서는 회계팀 전용 문서가 아니라 비용을 쓴 부서라면 어디든 작성합니다.
이 화면에서 무엇을 채우면 되나
지출결의서 양식은 적요와 금액을 항목별로 나눠 적고 합계가 자동 계산됩니다. 부가세를 따로 나누지 않는 이유는 지출결의서가 세무 신고용 문서가 아니라 내부 승인·정리용이기 때문입니다. 부가세가 필요한 증빙은 첨부한 세금계산서·카드전표가 따로 갖고 있습니다. 세무상 비용 인정의 근거도 지출결의서가 아니라 적격증빙(신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서, 법인세법 §116②·소득세법 §160의2②)이라, 증빙은 항상 따로 첨부해야 합니다.
화면 위쪽 지급처·기안 부서 칸에는 돈을 받는 곳과 요청한 부서를 적고, 아래 특기사항에는 지출 예정일이나 증빙 첨부 여부처럼 표에 칸이 없는 내용을 적으세요. 항목이 여러 개면 줄 추가 버튼으로 늘리고, 합계와 한글 금액은 입력하는 즉시 갱신됩니다.
관련 문서: 지출결의서 양식 · 증빙, 3만원과 5년
최종 확인: 2026년 9월 11일 · 근거: 법인세법 제116조 2항 · 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 1항